Comunicação, comunicação, comunicação. Todos sabemos que é importante, mas habilidades de comunicação podem ser desafiadoras de desenvolver e implementar no ambiente de trabalho. O aumento do trabalho remoto e híbrido também não tornou isso mais fácil.
No entanto, a comunicação eficaz no trabalho pode ser transformadora para indivíduos, equipes e empresas. Estamos aqui para demonstrar por que a comunicação é importante no ambiente de trabalho e como começar a desenvolver as habilidades de comunicação suas e da sua equipe hoje.
Por que a comunicação eficaz é importante no ambiente de trabalho?
A comunicação no ambiente de trabalho é importante porque eleva a moral, o engajamento, a produtividade e a satisfação dos funcionários. A comunicação também é fundamental para uma melhor colaboração e cooperação entre as equipes. Em última análise, a comunicação eficaz no local de trabalho contribui para alcançar melhores resultados para indivíduos, equipes e organizações.
Para ir além, especialmente como gestor, desenvolver boas habilidades de comunicação traz benefícios significativos a curto e longo prazo para a sua organização. Um comunicador eficaz é capaz de motivar sua equipe para alcançar mais com melhores resultados e menos mal-entendidos. E quem não deseja menos mal-entendidos?
Todas essas coisas podem contribuir para o sucesso da empresa — e para o seu próprio sucesso pessoal como líder.
7 tipos comuns de comunicação no ambiente de trabalho
Toda comunicação no trabalho não é igual. Todos já tivemos a experiência de passar por uma reunião enfadonha e longa com o pensamento: “Isso poderia ter sido um e-mail”.
Diferentes canais de comunicação são ideais para diferentes tipos de comunicação. Dependendo do tipo de informação sendo transmitida, esses diferentes canais podem melhorar — ou prejudicar — como ela é recebida. Um comunicador eficaz desenvolverá diferentes habilidades e ferramentas para se adequar ao tipo de comunicação necessário.
1. Comunicação de Liderança
Líderes frequentemente realizam comunicações unilaterais para suas equipes. O objetivo pode ser informar ou atualizar, como um memorando sobre uma nova política da empresa ou uma mudança de direção. Líderes também comunicam frequentemente para persuadir, incentivar e inspirar comprometimento. Eles costumam se comunicar por meio de histórias mais do que dados.
2. Comunicação Ascendente
Gerentes (e membros da equipe) frequentemente precisam se comunicar com seus próprios gerentes e com outros líderes que não estão em sua cadeia de comando direta. Isso pode assumir a forma de memorandos/e-mails, relatórios ou uma participação em uma reunião regular. Independentemente do formato, esses tipos de comunicações devem ser considerados mais formais.
3. Atualizações
Por serem breves por natureza, as atualizações frequentemente ficam aquém de serem um tipo de comunicação robusta. Utilize um rastreador visual ou painel para lidar com a carga e reserve seus comentários verbais ou escritos para chamar a atenção da audiência para o que é mais importante — geralmente, o que requer ação ou maior envolvimento por parte deles. Isso pode incluir surpresas, obstáculos, riscos potenciais, bem como conquistas.
4. Apresentações
Esses eventos formais de comunicação costumam receber a maior parte da atenção, por um bom motivo. Apresentações são ferramentas de comunicação que normalmente têm como alvo uma audiência maior, com mais em jogo. Seus objetivos incluem informar, influenciar e persuadir. Além disso, muitas pessoas têm medo de falar em público e, graças ao TED e outras séries, temos uma expectativa elevada tanto para entretenimento quanto para insights.
5. Reuniões
Reuniões, sejam elas grandes ou pequenas, são uma parte fundamental da estratégia de comunicação interna de um ambiente de trabalho. Elas também são um dos tipos de comunicação menos compreendidos e mais usados em excesso. Reuniões eficazes constroem sinergia entre equipes e comunicam rapidamente informações que teriam um alto potencial de serem mal compreendidas em outro formato (como e-mail). As melhores reuniões são altamente colaborativas e deixam os participantes sentindo-se energizados, não esgotados.
6. Comunicações com os clientes
A comunicação com os clientes pode abranger todo o espectro discutido acima, desde casos isolados até interações presenciais, virtuais, verbais ou escritas, formais a improvisadas. Em geral, todas as considerações sobre a comunicação entre os funcionários se aplicam em dobro para os clientes. Seja intencional e planeje suas mensagens para fornecer o que seu cliente precisa, da maneira que eles preferem, e criar uma impressão positiva para a empresa e o produto.
7. Interações informais
As comunicações informais incluem os e-mails e chats nos quais você se envolve durante todo o dia: fazendo solicitações, pedindo informações, respondendo a pedidos e dando ou recebendo apoio e orientação. Além de impulsionar o trabalho da organização, essas comunicações informais têm objetivos secundários de formar conexões sociais, construir cultura, estabelecer confiança e encontrar pontos em comum.
Os benefícios da boa comunicação no ambiente de trabalho
Quando os funcionários estão diretamente envolvidos em produtos de trabalho e iniciativas, isso ajuda a promover um senso de propriedade no futuro da empresa. Também os incentiva a trabalhar para melhorar aspectos como a lucratividade da empresa, a satisfação do cliente e a marca.
Vamos analisar algumas maneiras pelas quais o desenvolvimento de suas habilidades de comunicação se reflete em cascata por toda a sua organização — e impacta diretamente o resultado final.
8 razões para trabalhar em suas habilidades de comunicação
1. Maior Engajamento
Uma comunicação mais eficaz resulta em um maior engajamento dos funcionários, o que é uma métrica fundamental para a produtividade dos funcionários e a retenção de talentos. Isso reforça que seus colaboradores são contribuintes essenciais e pessoas que a empresa valoriza por suas habilidades e experiências únicas. Em outras palavras, a contribuição — e opinião — deles realmente faz a diferença.
2. Aumento no Moral
Membros da equipe com baixa satisfação no trabalho faltam mais, são menos produtivos quando no escritório e frequentemente impactam negativamente a produtividade de outros funcionários quando presentes. No entanto, quando um funcionário compreende o trabalho que precisa realizar e como ele se conecta ao sucesso geral da equipe, eles trazem mais energia e orgulho para o trabalho.
3. Melhoria na Produtividade
Técnicas de comunicação mais eficazes ajudam os funcionários a compreender melhor seus papéis, o que por sua vez ajuda os funcionários a desempenharem melhor suas tarefas atribuídas. Recursos e tempo podem ser economizados por meio dessas técnicas, resultando em mais trabalho realizado e redução do estresse.
4. Redução da Rotatividade
Desde representantes de suporte ao cliente até membros técnicos sêniores, a experiência se traduz em valor para os clientes e para a empresa. E nenhuma organização deseja desperdiçar os altos custos de recrutamento e treinamento de bons funcionários fazendo com que eles saiam rapidamente. Como fator-chave na satisfação e engajamento dos funcionários, a comunicação agrega valor à organização ao reduzir a rotatividade de membros da equipe habilidosos e experientes.
5. Maior Fidelidade
A longo prazo, manter os funcionários por muitos anos pode fortalecer a empresa e impactar o resultado final. Muitos empregos exigem anos de experiência antes que um funcionário tenha conhecimento suficiente para impulsionar a inovação, resolver problemas críticos e liderar outros. Como um funcionário se sente em relação à empresa — com base em como eles se sentem tratados e valorizados como indivíduos — impacta o quanto eles serão leais.
6. Melhor Colaboração
A maioria das empresas hoje utiliza tecnologias que não exigem que os membros da equipe estejam na mesma sala, no mesmo prédio ou até mesmo no mesmo país. Essa mudança apresenta novos desafios de comunicação, o que significa que os gestores podem facilitar a colaboração ao ajudar grupos a se comunicarem de maneira eficaz ao usar as tecnologias mais recentes.
7. Menos Conflitos no Ambiente de Trabalho
Muitos conflitos têm origem na falta de comunicação. Uma comunicação deficiente pode criar relacionamentos negativos ou até mesmo ambientes de trabalho tóxicos ou hostis. Construir uma comunicação clara pode melhorar a cultura da empresa e prevenir mal-entendidos entre gestores e funcionários. Isso inclui aprimorar e refinar estilos de comunicação que se concentrem em ouvir os outros, ter empatia e considerar as diferenças individuais.
8. Maior Motivação
Psicólogos descobriram que, a menos que as pessoas entendam o “porquê” de um conceito, elas terão menos probabilidade de compreendê-lo ou lembrá-lo. O mesmo vale para muitos aspectos da vida profissional das pessoas. Como gestor, uma habilidade-chave de comunicação é compreender o “porquê” e dar um seguimento com um “porque”. Essa abordagem ajudará a motivar os funcionários.
8 maneiras de desenvolver habilidades de comunicação no trabalho
Agora que você compreende a importância da boa comunicação no trabalho, precisa saber como desenvolver essas habilidades. Lembre-se: a comunicação eficaz envolve a escuta ativa — embora possa parecer contraintuitivo, uma abordagem de “escutar primeiro” frequentemente ajudará a estruturar a entrega da sua mensagem.
Aqui estão mais 8 dicas para desenvolver suas habilidades de comunicação.
1. Planeje com Cuidado
Existem muitas estruturas de comunicação, mas se você deseja aprimorar suas habilidades de comunicação, comece criando o hábito de refletir sobre estas 5 perguntas para qualquer comunicação que você criar:
- Por que você está se comunicando?
- Quem é o receptor, audiência ou participante?
- Qual é o seu objetivo?
- O que você deseja que o destinatário faça como resultado da comunicação?
- Qual formato será mais eficaz para alcançar seu objetivo?Se você tiver dificuldades em responder a essas cinco perguntas, é recomendável dedicar mais tempo a pensar sobre como e por que você está se comunicando. Em seguida, teste sua compreensão com colegas de trabalho ou seu gerente.
2. Dê o Tempo Necessário
Planeje o que você deseja dizer e revise sua comunicação para garantir que ela esteja realmente cumprindo o trabalho necessário. Principalmente para comunicações escritas, isso significa: revisar, revisar e revisar. Lembre-se, uma ótima comunicação pode parecer simples, mas raramente é.
3. Torne Tudo Mais Fácil
A comunicação no ambiente de trabalho quase sempre possui um objetivo maior. As pessoas estão ocupadas. Não as faça trabalhar demais para entender o que você está dizendo e o que você precisa que elas façam. Declare seu objetivo e ponto principal desde o início de uma apresentação ou comunicação escrita para que sua audiência saiba para onde você está indo. Em seguida, detalhe as informações.
4. Simplifique
Embora você não queira ser condescendente ou “simplificar demais”, nas comunicações cotidianas de trabalho, esteja atento para não fazer a outra parte trabalhar muito para entender. Encontre uma frase clara e simples para encapsular o seu ponto. Repita-a no início, meio e fim, e considere usar uma imagem visual simples ou metáfora para tornar o seu ponto claro e memorável.
5. Experimente e Diversifique
Trabalhe no desenvolvimento de diferentes táticas para diferentes necessidades de comunicação. Concentre-se em experimentar um aspecto da sua comunicação de cada vez. Por exemplo, passe uma semana prestando atenção extra em como você estrutura as comunicações informais. Depois, passe uma semana experimentando estruturas diferentes para reuniões formais ou atualizações.
6. Prática e Reflexão
Seja intencional ao refletir sobre o que ocorre bem e o que não funciona em suas comunicações do dia a dia. Talvez um e-mail para seu gerente não tenha tido o resultado esperado. Você consegue perceber como ele poderia ter sido interpretado de maneira equivocada? O que você faria de maneira diferente na próxima vez? Da mesma forma, se uma conversa com um colega de trabalho não trouxe os resultados esperados, tente identificar se você comunicou claramente o que precisava.
7. Considere o Pacote Completo
Pondere sobre a ideia de gravar algumas de suas interações para obter uma compreensão mais profunda do conjunto completo de mensagens que você transmite em suas interações diárias com sua equipe. Você mantém contato visual? Sua expressão facial está relaxada e confiante, ou tensa? Como é sua linguagem corporal? Você deixa tempo para perguntas e esclarecimentos?
8. Busque Feedback
Peça a alguns colegas de confiança e ao seu gerente para avaliarem suas habilidades de comunicação. Comece pedindo a eles para avaliar (por exemplo, em uma escala de 1 a 10) separadamente sua comunicação escrita e falada. Em seguida, faça estas 3 perguntas:
- Qual é uma coisa que eu deveria começar a fazer para me comunicar melhor com você?
- Qual é uma coisa que eu deveria parar de fazer em minhas comunicações com você?
- Qual é uma área ou habilidade na qual eu deveria trabalhar para melhorar como me comunico nesta organização?
Como aprimorar a comunicação ao trabalhar remotamente
Comunicar-se de maneira eficaz é ainda mais importante para líderes e gestores durante o trabalho remoto. Fazer isso bem pode ajudar a construir confiança e conexão com a sua equipe e evitar algumas das frustrações que surgem devido à falta de comunicação adequada.
Aqui estão algumas áreas a considerar para melhorar a comunicação remota:
1. Esclareça as Expectativas
Declare as expectativas claramente desde o início e repita-as ao final da comunicação. Melhor ainda, peça à outra pessoa que reafirme sua compreensão das suas expectativas.
2. Promova um Fluxo Bidirecional
O trabalho remoto pode tornar mais fácil para os funcionários se desconectarem. Seja intencional e criativo ao dar a outras pessoas um papel na comunicação. Faça perguntas, use ferramentas de enquete e classificação, e solicite respostas na forma de emojis, gifs ou descritores de uma única palavra.
3. Lembre-se do Poder da Comunicação Presencial
Muitas coisas podem ser interpretadas erroneamente no espaço plano do texto, sem os sinais adicionais como o tom de voz e a expressão facial. Não opte por se comunicar exclusivamente por texto ou chat. Uma videoconferência bem planejada em equipe ou uma reunião presencial podem estabelecer uma melhor conexão e compreensão compartilhada, dando a outros a oportunidade de abordar áreas de desalinhamento.
4. Priorize a Qualidade
Assumir boas intenções e uma cultura de compartilhamento são fundamentais para uma comunicação eficaz no dia a dia no trabalho. Dito isso, é difícil construir e manter isso sem oportunidades para interações informais, como happy hours ou canais não relacionados ao trabalho no Slack.